Politique de confidentialité de la Clinique Vétérinaire Lasalle

Merci de visiter le site Internet de la Clinique Vétérinaire Lasalle et de prendre connaissance de sa politique de confidentialité (ci-après la Politique).

En naviguant sur notre site Internet ou en utilisant nos formulaires, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant.

La Loi C-25 au Québec, formellement connue comme la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, s'applique aux entreprises qui gèrent des renseignements personnels. Par la nature de ses activités la Clinique Vétérinaire Lasalle collecte et utilise des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse, le courriel des clients. Il est donc essentiel de veiller à l’utilisation judicieuse et sécuritaire de ces données.

Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente Politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.

La Politique a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon dont la Clinique Vétérinaire Lasalle ou toute personne agissant en son nom, va collecter et utiliser leurs renseignements personnels. Elle se veut être en langage clair afin de s’assurer un consentement éclairé des utilisateurs.

Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d'identifier une personne. Voici des exemples :

Prénom
Nom
Courriel
Adresse

Responsable de la Protection des Renseignements Personnels

Cette personne sera chargée de superviser la gestion des données personnelles et de veiller au respect des lois sur la confidentialité.

Les modalités de recueil du consentement

Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.

Il n’est pas toujours possible, notamment dans le cadre d’une demande de l’État, d’obtenir le consentement de la personne pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels. Nous nous engageons à ne jamais communiquer ce type de renseignements, autrement qu’en conformité avec la présente Politique, sauf si la loi nous y oblige où le permet.

Objectifs de la collecte de données

Nous nous engageons à recueillir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé. Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Jusqu’à maintenant, le consentement pour obtenir et utiliser les données personnelles était fait verbalement. Le client qui acceptait la prestation de services vétérinaires à notre Clinique se voyait accepter l’utilisation des données personnelles transmises.

À la suite de l’entrée en vigueur de la loi C-25, un formulaire de consentement sera signé par le client, lors de sa prochaine prestation de service en clinique, et joint au dossier comme preuve.

Évaluer les Processus de Collecte de Données

Les données personnelles sont principalement recueillies lors de l’ouverture du dossier animal. Ainsi, le nom, l’adresse, les numéros de téléphones et l’adresse courriel sont associés au dossier de l’animal qui lui contient le nom, la description, le poids et la date de naissance du patient.

Une discrétion doit donc être observée lors de la collecte des données au bureau de la réception.

La Clinique utilise les données personnelles pour ses dossiers à l’interne. Les données sont également utilisées lorsqu’un tiers partie s’implique dans la santé de l’animal. Les données sont, entre autres, utilisées pour : les laboratoires externes, les interprétations de radiologie, les requêtes d’échographies, la venue en clinique d’un spécialiste pour l’animal, la référence de l’animal ou le transfert de son dossier à un autre établissement vétérinaire, l’inscription à un essai d’assurances, les réclamations d’assurances et la rédaction d’une ordonnance externe.

La Clinique utilise parfois le numéro de carte de crédit d’un client pour régler un achat ou prendre un dépôt de garantie par téléphone.

La Clinique collecte également des données via la plate-forme de la boutique en ligne qui est gérée par Ma Vitrine Vétérinaire. La compagnie s’occupe de gérer et de protéger les données personnelles des clients.

Les données sont conservées dans le logiciel LOGIVET.

Collecte de renseignements personnels

Lorsque vous utilisez nos services, il est possible que nous ayons besoin de collecter des renseignements personnels vous concernant et concernant votre animal de compagnie. Ces renseignements peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter:

Vos coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel);
Les informations sur votre animal (nom, espèce, race, âge, antécédents médicaux);
Les détails relatifs aux traitements médicaux et aux rendez-vous;
Les informations de paiement pour les services que vous avez reçus;

Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels que le client nous fournit entre-autres pour les raisons suivantes:

Fournir des soins vétérinaires de qualité adaptés à l’animal;
Planifier et gérer les rendez-vous et les traitements;
Communiquer avec le client concernant les soins de l’animal;
Facturer les services et effectuer des paiements;
Répondre à des questions et préoccupations du clients;
Référer l’animal pour des soins spécialisés en clinique ou dans un autre établissement;
Faire une demande en lien avec une assurance médicale pour l’animal

Les renseignements personnels ne seront pas vendus à des tiers ou publiés en ligne.

Nous ne divulguons les renseignements personnels qu'avec le consentement explicite (verbal ou écrit), sauf dans les cas où la loi l'exige, comme en cas de signalement d'une maladie contagieuse ou de poursuites judiciaires.

Divulgation des renseignements personnels

Nous ne divulguons vos renseignements personnels qu'avec votre consentement explicite, sauf dans les cas où la loi l'exige, comme en cas de signalement d'une maladie contagieuse ou de poursuites judiciaires.

Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, perte, divulgation ou altération. Nos employés sont formés à la confidentialité et ont accès à vos renseignements seulement dans le cadre de leur travail, afin de fournir des soins à votre animal.

Les données sont conservées dans le logiciel Logivet. Des sauvegardes dans le CLOUD son effectuées périodiquement, seuls les propriétaires ont accès aux fonctions administratives, le serveur est isolé du reste du réseau et il est protégé par un pare-feu afin de diminuer les risques de rançongiciel, le système d’exploitation sont toujours à jour avec les dernières mises-à-jours de Microsoft, les logiciels anti-virus sont maintenus à jour, le personnel est sensibilisé aux cyber-risques.

Les documents imprimés qui comportent des informations personnelles sont détruits de façon sécuritaire, à l’interne.
Les documents physiques qui doivent être conservés, selon les normes de l’OMVQ, sont entreposés à la Clinique, dans un endroit non accessible pour le public, jusqu’à leur destruction.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements collectés et consignés au dossier médical seront conservés, tel que l'exige l'Ordre des Médecins Vétérinaires du Québec, pendant un minimum de 5 années après le dernier service professionnel rendu. Par la suite les renseignements personnels du client et le dossier médical de l'animal pourront être détruits de façon sécuritaire.

Accès et correction

Vous avez le droit d'accéder à vos renseignements personnels que nous détenons et de les corriger en cas d'inexactitude. Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter au 514-364-1233 ou par courriel à info@cliniqueveterinairelasalle.com

Nous nous engageons à respecter la confidentialité de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique de protection des renseignements personnels, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider et pour assurer les meilleurs soins à votre animal de compagnie.

Autres informations

Modifications des présentes règles :

Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente Politique de confidentialité ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site web (y compris, pour certains services, par le biais d'une notification par e-mail).

Personne en charge de la conformité :

Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de veiller au respect de cette politique de confidentialité au admin@cliniqueveterinairelasalle.com

Date de la dernière mise à jour de cette politique: 18 décembre 2023